4.500 cajas de documentos migrarán al cívico de Vista Alegre esta primavera

Su directora, Yolanda Rodríguez, explica que están preparando la transferencia de 4.500 cajas, que emigrarán desde el Archivo Central de Oficinas, ubicado en la Casa Consistorial, a la nueva instalación. En las cajas irán series documentales de poca consulta y documentos que, pasado el periodo obligatorio de conservación, deben eliminarse.

De sobra conocida es la saturación que sufre el Palacio de Castilfalé, y que ha motivado el proyecto de ampliación en la parcela anexa. De este modo, el archivo municipal guarda documentos, además de en el propio depósito del edificio histórico de Fernán González, en el Archivo Central de Oficinas y en las propias oficinas del Ayuntamiento.

En estas últimas se conservan los expedientes en papel de los años 2019, 2020, 2021 y 2022, explica Rodríguez. Con la creación del archivo intermedio se pretende hacer hueco en el archivo central y, así, reubicar los documentos de la zona de oficinas. La archivera ha calculado que trasladando esas 4.500 cajas se cumplirá el objetivo.

Así, cuando el archivo intermedio esté en marcha, las oficinas del Ayuntamiento se quedarán vacías. No habrá más documentos pues, reubicados los de los últimos años, en 2023 se implanta el archivo electrónico. Adiós al papel, hola a la administración electrónica en el Ayuntamiento de Burgos.

El proyecto del centro cívico de Vista Alegre, con una inversión de casi 53.000 euros, ha supuesto transformar el sótano en una instalación perfectamente acondicionada para la conservación documental. Es una estructura en forma de cubo, con su propio sistema de control de humedad y temperatura y su sistema antiincendios.

El traslado de los documentos se realizará, como suele ser habitual en estos casos, mediante la externalización del servicio. Así se hizo en los años '90, recuerda Yolanda Rodríguez, cuando se trasladó el archivo de la Casa Consistorial al Palacio de Castilfalé. «Si el archivo está bien organizado, el traslado no es complejo», afirma.

Entonces no hubo ningún problema y la archivera espera que ahora tampoco lo haya. «Las cajas están numeradas, correlativamente, y la empresa de mundanzas las llevará sin problema». Lo mismo ocurrirá cuando se pueda inaugurar la ampliación de Castilfalé, pues el depósito se trasladará al nuevo edificio, ha recordado Rodríguez.

El proyecto sigue avanzando, sin haber encontrado ningún nuevo imprevisto. Los ganadores del concurso de ideas, AGi Architects, están trabajando en el proyecto de ejecución, que tendrá que presentarse en los próximos meses. Yolanda Rodríguez se muestra confiada y esperanzada, aunque hasta que no vea el nuevo edificio no se lo creerá del todo.

Sobre el papel, «va a responder a las necesidades del archivo», afirma. Acogerá el depósito, «en unas condiciones muy adecuadas», dejando Castilfalé para atención al público, actividades didácticas y exposiciones. «Es bueno separar ambos espacios», que estarán conectados, admite. Y, lo más importante, se dispondrá del espacio necesario para acabar con las restricciones actuales.